Resepolicy för företag
En tydlig resepolicy gör affärsresorna enklare – för både företaget och resenärerna. Vi hjälper er att ta fram en policy som passar er verksamhet, som är lätt att följa i vardagen och som ger kontroll över rese- och resekostnadsflödet.
Varför ska ditt företag ha en resepolicy?
En resepolicy är företagets samlade regler för tjänsteresor: hur bokningen går till, vad som gäller för reseklass och hotell, hur utlägg hanteras och vem som godkänner vad. Med en tydlig policy vet alla medarbetare vad som gäller innan resan bokas – och företaget får full kontroll över reseutgifterna.
För många företag handlar det om balans. Policyn ska vara tydlig nog att ge styrning och förutsägbara kostnader, men tillräckligt flexibel för att medarbetarna ska kunna resa effektivt och trivsamt. En väl avvägd resepolicy brukar ge kortare bokningstider, färre avvikelser, lägre totalkostnad och resenärer som känner att reglerna är rimliga.
Som affärsresebyrå ser vi varje dag vad som fungerar i praktiken. Därför tar vi fram er resepolicy tillsammans med er – utifrån er verksamhet, era resevanor och er budget – inte utifrån en mall som passar alla lika dåligt.
Vad ska en resepolicy innehålla?
Innehållet varierar mellan företag, men de flesta bra resepolicyer täcker dessa punkter:
- Bokningsregler – var och hur resor bokas, och när godkännande krävs
- Reseklass – flygklass och tågklass per resans längd eller destination
- Hotellstandard och prisnivåer per stad eller land
- Hyrbil och andra lokala transporter på resmålet
- Ersättning för egna utlägg och traktamente
- Miljö- och hållbarhetskrav, till exempel tåg framför kortare flygresor
- Resenärernas trygghet – jour, resenärsprofiler och rutiner vid störningar
Vi hjälper er att väga punkterna mot varandra, så att policyn blir enkel att följa utan att den tappar styrningen.
Så tar ni fram en resepolicy – steg för steg
1. Kartlägg ert nuvarande resande
Vi går tillsammans igenom hur resandet ser ut idag: antal resor, vanliga resmål, kostnader och vilka regler som faktiskt följs. Det visar var era största möjligheter finns.
2. Sätt reglerna tillsammans med oss
Utifrån kartläggningen tar vi fram ett förslag till resepolicy som balanserar kostnadskontroll, medarbetarnas behov och er reseverksamhet. Ni beslutar – vi föreslår och beräknar.
3. Implementera policyn i bokningsflödet
Policyn säkerställs av oss som bokar resorna dagligen och byggs in i självbokningsverktyget så att medarbetarna bara ser alternativ som följer policyn – och vår service fångar upp avvikelser och specialfall.
4. Följ upp och justera
Vi följer upp efterlevnad och kostnader regelbundet och föreslår justeringar när verksamheten eller resepriserna förändras. Policyn ska vara ett levande dokument.
Att ta fram och vidareutveckla resepolicyn ingår i vårt samarbete – det är en del av att vara er resepartner, inte en extra kostnad.
Vanliga frågor om resepolicy
Vad är en resepolicy?
En resepolicy är företagets regler för tjänsteresor: hur resor bokas och godkänns, vilka reseklasser och hotellstandard som gäller, hur utlägg ersätts och vilken hjälp resenären har under resan. Policyn ger företaget kontroll över kostnaderna och medarbetarna tydliga spelregler.
Måste en resepolicy vara krånglig?
Nej, tvärtom. Den bästa policyn är kort och begriplig – en policy som ingen kommer ihåg följs inte. Vi hjälper er att hålla antalet regler nere och vår personal följer de dagligen. Vi bygger in policyns regelverk självbokningssystemet, så att medarbetarna gör rätt utan att behöva fundera.
Vad kostar det att ta fram en resepolicy?
Att ta fram, implementera och följa upp er resepolicy ingår i samarbetet med Resehuset. Kontakta oss så går vi igenom hur ert resande ser ut idag och vad en policy skulle innebära för er.
Kan policyn ändras efterhand?
Ja. En resepolicy ska vara ett levande dokument. Vi följer upp efterlevnad, kostnader och resmönster löpande och föreslår justeringar när verksamheten, resmålen eller priserna förändras.
Hur fungerar resepolicyn i självbokningssystemet?
Er policy byggs in som regler i självbokningssystemet. Medarbetarna ser då bara alternativ som följer policyn – till exempel rätt reseklass och hotellstandard – och avvikelser hanteras av vårt team. Läs mer på sidan Självbokningssystem.
Vill ni ha hjälp med er resepolicy?
Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi tar fram en resepolicy som passar just er verksamhet.